複数の新規拠点開設が決まり、採用人数が急増したことでExcelでの管理に限界を感じるようになったとお話しいただいた株式会社アソシエ・インターナショナル矢野さま。ジョブカンの導入でエージェントとの電話回数にも変化がみられたようです。採用手法をはじめジョブカンの活用法・効果を伺いました。

新規拠点の複数開設が決定。Excel運用に限界を感じシステム導入を検討

御社の採用状況や採用手法について教えてください。

各保育園を統括している運営部長から人員補充の要望を受け、保育士、看護師、栄養士といった職種を採用しています。最近は新たな保育園の開設が多く、１つの園を開園するには20名ほど採用する必要があります。そのため採用ホームページの大幅リニューアルをはじめ積極的な採用活動を継続しています。
どのような人に入社いただきたいかという理想の人物像も、社長や運営部長と適宜すり合わせてミスマッチを防いでいます。
応募経路は自社採用ホームページ、求人媒体、人材紹介が主ですが、リファラル採用も増えていますね。

人材の確保のため実施している取り組みなどはありますか。

応募の心理的なハードルを下げるため、採用ホームページのリニューアルはデザインとコンテンツにかなりこだわりました。また、社員の働き甲斐や働きやすさを高めることで、リファラル採用の活性化にもつながると考えています。そこで、9連休を全員が取得する「9連休プロジェクト」などを導入しました。この数年でリファラル採用は数倍に伸びていますが、今後も入社人数の確保だけでなく、入社後に当社で長く活躍していただくには何が必要かを考えていきます。

導入前の課題を教えてください。

私が入社する以前は応募者データが蓄積されていませんでした。そのため、まずはExcelに候補者データを残すことからチームに意識づけしました。エージェントとのやり取りはメール・電話が主でしたね。一日何度もエージェントと電話のやり取りが発生していました。
保育園の新規開設が複数決まり、採用人数も急増することになったタイミングでマンパワーの限界を感じるようになりました。面接数が大幅に増えたため、スケジュール登録漏れや履歴書の共有漏れなどが発生していました…。また、休日実施の面接では応募者のからのメールが休みの社員の元に入ってしまってすぐに確認できなかったこともありました。

初めてのシステム導入。わかりやすいデザインと操作性が決め手。

ジョブカン採用管理を選んだ理由を教えてください。

導入前に数社お話を伺い、使いやすさと料金がポイントとなりジョブカンを選びました。初めてのシステム導入だったので、シンプルでわかりやすいデザインで操作が簡単なのはありがたかったです。
また、当月に新規登録した候補者によって決まる料金体系も無駄がなく魅力でした。
その他、カレンダー機能との連携やエージェントへの求人公開設定など、必要な機能が一通りそろっているのがジョブカンでした。

初期設定や社内浸透はスムーズに行えましたか。

トライアル期間中に初期設定を完了できました。スムーズに設定できたと思います。
社内浸透については、私自身の疑問は問い合せ用チャットで質問して解決しながら、採用担当者にレクチャーして進めました。ただ、基本的にはシンプルで「見れば分かる」ので、ほとんどレクチャーも必要なかったと思います。

面接担当者は移動などでPCを確認できない場合がありますので、今後さらにスマートフォンでの使い勝手が良くなることを期待しています。

エージェントとの電話回数が格段に減り、情報の共有・進捗確認も楽に

導入後の効果を教えてください。

エージェントとのやり取りや情報の共有・進捗確認が楽になりました。
これまではエージェントと電話でのやり取りにかなりの時間を使っていました。今は要件や会社制度などよく聞かれる内容は全てジョブカンに記載していますので、電話の回数が格段に少なくなりました。エージェントによって求人の公開/非公開を選べる機能も便利ですね。

また、情報共有漏れや連携ミスがなくなり、進捗状況の把握がスムーズになりました。例えば、面接担当者が候補者の詳細を聞きたくても、採用担当が不在の場合があります。そんな時、自分でジョブカンにログインして応募者情報や送受信履歴などをすぐに確認できるので、お互いにストレスや手間を感じることなく採用活動を進められていると思います。

弊社は、基本的にほとんどの社員が4月1日に入社する仕組みです。前年4月に内定承諾いただいた方は入社が約1年後ですよね。入社までに期間が空くため、継続的なコミュニケーションを取ることが大切ですし、過去のやり取りの履歴を確認しながら進めていく必要があります。大人数とのやりとりをジョブカンなしで行うことは相当な時間がかかります。そういった点でも自社の採用活動を支えてくれているなと感じます。

ありがとうございました。