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求人媒体自動連携機能で1日の候補者登録作業を1~2時間削減

株式会社Holmes

会社URL
https://www.holmescloud.com/
担当者名
採用責任者 増井さま
  • 1~50名
  • システム開発
  • 業務支援サービス

経営を強くする契約マネジメントシステム「Holmes(ホームズ)」を開発・展開しているSaaS企業。単に契約書を電子化するだけではなく、契約における業務フロー全体を効率的に管理・運用できるクラウドサービスを提供。企業の契約業務に関する課題解決のみならず、契約書に起因する「紛争・裁判をなくす」ことをミッションに事業を行う。契約の最適化により企業の成長をリードする同プロダクトは、2017年8月末のリリース後、複数のメディアに取り上げられ、東証一部上場企業を始め200社以上の企業に導入されている。

課題

  • 事業拡大を見据えて応募者を多数集める必要があった
  • 適切な選考プロセスを整備する必要があった
  • 毎日求人媒体に登録された応募者情報をジョブカン採用管理に手入力する必要があった

効果

  • 一か月10名程度の応募が今では150名にまで増加
  • 進捗管理をジョブカン採用管理で一元化したことでタスクの抜け漏れがなくなった
  • 求人媒体自動連携機能のおかげで1日の候補者情報登録作業を1~2時間削減できた

活用法

  • 「最終面接日程調整用」など、候補者送付用メールのテンプレートを約20種類作成
  • 採用の進捗を応募ポジションや応募経路別にレポートにまとめSlackで全社共有

選考プロセスの適切な管理のためにジョブカン採用管理を導入したという株式会社Holmes様。しっかりと管理できるようになっただけでなく、工数削減・応募者増加につながったそう。ご担当者様にお話を伺いました。

一か月10名程度の応募が今では150名にまで増加しました。

御社の採用状況や採用手法について教えてください。

約26職種で人材を募集しており、ビズリーチやWantedlyでスカウトを送るといったダイレクトリクルーティングをメインに採用活動を実施しています。最近はエージェントも使い始めました。メインの採用担当は私一人で、採用広報ブログの執筆、面接日程調整、スカウト、カジュアル面談、クロージング面談などを採用業務のほぼ全てを行っています。

システムの導入を検討したきっかけを教えてください。

これまでは月数名をリファラルで採用していたこともあり、SalesforceのChatter(社内SNS機能)で採用候補者の進捗を管理していました。しかし、Chatterではどの候補者がどこのステップまで進んでいるか、どの経路からエントリーしたかが不明瞭で、選考プロセスを適切に管理する必要がありました。

また、事業拡大を見据えて応募者を多数集めることも課題で、スピード感のある採用を実現したいと考えていました。

ジョブカン採用管理を選んだ理由は何でしたか。

すでに社内でジョブカンワークフローと経費精算を導入していたため、各ツールが連携することで業務効率化が図れると思いました。

また、値段の設定も魅力的でした。スタートアップ企業で、採用強化したとしても一か月に応募が何名あるか見通しが立てにくかったため、一か月の応募者数によって金額が決まるジョブカン採用管理が価格体系として導入しやすいと思いました。安心感もありましたね。

求人媒体自動連携機能のおかげで1日の候補者情報登録作業を1~2時間削減できました。

導入で大変だったことはありますか。

特になかったですね。私自身が様々な採用管理システムに触れており慣れているということもありますが、アカウント発行から運用開始まで1週間程度でした。

面接担当者登録→求人登録→採用ページ作成→メールテンプレート作成という流れで初期設定を進めました。採用ページは求人詳細と写真を登録するだけで簡単に完成しましたし、不明点もヘルプページを読めばほとんど解決しました。

サポート体制はいかがでしたか?

基本的にメールで問い合わせるのですが、非常に返信が早く助かっています。また、ヘルプページが大変充実しており、初期設定もヘルプページを見れば完結できると思います。

導入後にどのような効果がありましたか?

一番効果を実感できたのは日程調整にかかる時間の削減ですね。各候補者とのメールもジョブカン採用管理上で受送信し、Googleカレンダーと連携したことで日時や会議室の指定など、こまごました調整の必要がなくなりました。

候補者とのやりとりをChatterや個別のメッセンジャーなどで実施していましたが、今では全てジョブカンを通すようにしています。円滑に社内外のコミュニケーションが取れ、進捗も管理できるため、タスクの抜け漏れがなくなりました。採用はスピードと手厚いケアが不可欠なので大変助かっています。

作業を削減して創出した時間を採用広報やスカウトに使えるようになり、一か月10名程度の応募が今では150名にまで増加しました。

貴社独自のジョブカン採用管理活用法はありますか?

「カジュアル面談日程調整用」「最終面接日程調整用」など、候補者に送付するメールのオリジナルテンプレートを20種類ほど作成しました。テンプレートがあらかじめ豊富だとサービスの利用促進にもなると思うので今後搭載してもらえるとありがたいですね。

また、レポート機能も活用しており、週ごとに採用の進捗を応募ポジションや応募経路別などにまとめ、Slackで全社共有しています。大型連休や年度末は応募者数が減少するなど、採用に関する傾向に気づくことができました。

オプション機能としてご利用いただいている求人媒体自動連携機能(※)はいかがでしょうか?

他の採用管理システムにはなく、効率アップになる機能だと思います。

今までは毎朝9~10時はビズリーチとWantedlyに応募された候補者情報をジョブカン採用管理に転記する単純作業をしていました。これが自動入力になるだけで1日の作業を1~2時間削減できます。一か月で考えれば、採用担当者の約40時間もの残業がそっくりそのままなくなる計算になりますよね。

削減された時間は付加価値の高い採用広報やオファー面談などの時間に費やすことで、応募者数や採用者数の増加に繋がりました。求人媒体自動連携機能のおかげで、私一人で採用業務を回すことができています。

しかしまだまだ候補者情報の取り込み精度を高めていけると考えています。この機能が洗練されれば他にはない採用管理システムになると思いますので、改善に期待します。

ありがとうございました。

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