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Zipファイルでの応募者管理から脱却!ジョブカン導入で管理体制を確立

社会福祉法人 檸檬会

会社URL
http://village.lemonkai.or.jp/
担当者名
大阪本部 人事部 白根様・門谷様
  • 1001名以上
  • 医療・福祉関連サービス
  • 教育・学習支援

全国で約70施設の保育園、こども園、学童施設や就労移行支援施設を運営しています。
「全国どこでもなんだろうのその先へ」というビジョンを掲げ、探究的な保育、探究的な学びを実現し、子ども、障がい者、高齢者、全ての人が垣根なく互いを支え合い自分らしく生きられる場づくりを目指しています。

課題

  • 既存採用管理システムではメールの送受信が出来ず、充分な活用ができていなかった
  • 履歴書や面接シート等の資料は応募者毎にzipファイルで管理しており煩雑だった
  • 数百ある求人票をシステム上で1つずつ修正しており、丸1日の時間をかけていた

決め手

  • メール機能・ファイル格納機能・求人票の一括更新等、必要な機能が揃っていた
  • 直感的でシンプルな操作画面で、社内の情報共有もスムーズに出来そうと感じた
  • 勤怠管理を既に利用しており、新たに従業員のIDを発行する必要がなかった

効果

  • ジョブカン上で応募者毎にメールが確認でき、メールの見落としが0になった
  • zipファイルでの情報共有がなくなり、社内コミュニケーションがスムーズになった
  • 丸1日かけていた求人票の修正作業が、1時間もかからずに完了できた

既存の採用管理システムからジョブカンにリプレイスを行った檸檬会様。全国約70拠点の求人管理、月間300名以上の応募者の管理をジョブカンで行っています。改めて、導入前の課題や導入効果、便利な機能について詳細を伺いました。

求人400件超・毎月の応募者300名をジョブカンで管理

御社の採用状況について教えてください。

全国で約70の施設を運営しており、各施設ごとに求人掲載し、採用を行っています。

様々な社会課題に対し、事業を通して新たな社会価値を創造することで問題解決に取り組みたいと考えており、今後も新たにグループホームを設立する予定です。例えば、保育園の場合1つの施設で保育士・看護師・調理スタッフなど6職種の募集を行っており、そのほか本部スタッフなどの募集も行っています。
求人の割合としては圧倒的に保育士が多いですね。勿論時期にもよりますが、現在求人数は400を越えており、求人の管理もジョブカン上で行っています。
また、有難いことに、毎月300名~400名程のご応募をいただいている状況ですね。
正直、以前は応募数も正確には測れていなかったので、正確な数字を計測できるようになったのはジョブカン導入後でした。

御社 採用チームの構成を教えてください。

人事部の中でも労務管理、採用、制度設計の3チームに分かれており、私たち(白根様・門谷様)は採用チームに所属しています。採用チームは東京・大阪・和歌山にそれぞれ人員を配置し、関東エリアの求人募集は東京、西日本エリアは大阪、というかたちで担当拠点を分けています。応募の受付や日程調整までは採用担当が行い、面接に関しては各施設で行っていただきます。3つのエリアに採用チームが分かれていますが、ジョブカン上でエリア毎に権限を割り振って閲覧範囲を制限し、自エリアの応募者に迅速に対応出来る体制を敷いています。また、求人媒体からジョブカンへの候補者取り組みを専門で行うスタッフも配置しており、迅速な応募者対応が出来るよう、日々業務に励んでいます。

膨大な量のzipファイルと、丸1日かけての求人修正に困っていました。

導入前の課題について教えてください。

2年程、他社様のシステムで運用していましたが、以下の点について解消できないか?と考えたのが、リプレイス検討の理由でした。

第一に、既存のシステムでは、システム内でメールの送受信が出来ませんでした。
「採用担当者間での進捗共有」を目的に、採用チーム共通のメールアドレスで応募者やエージェントとやりとりをしていたのですが、日々、応募者やエージェントからたくさんのメールを受信するなかで、どうしても抜け漏れが生じたり、どの応募者から来たメールなのか、誰が担当している応募者なのかが分からなくなり、限界を感じていました。

第二に、採用担当と面接官の情報共有も課題でした。既存システムでは、履歴書・職務経歴書といったファイルデータをシステムに格納できず、PCのローカル上で候補者毎にZipファイルを作成して管理、選考の度に面接官へチャットツールでファイルを共有していました。選考を経るごとにZipファイルへの格納数が増えていき、容量も大きくなり...。また当法人では統制上、過去の応募者データは一定期間終了後に削除をしているのですが、削除対象者のzipファイルを見つけ出すのも困難な状況でしたね。

最後に、求人票の修正です。
Indeedをメインで運用していたので、求職者の検索ホットワードを分析し、1週間に1回ペースで求人名や求人内容を更新していました。既存システムの場合、システム上で1件1件修正を行わなければならず、丸1日中かかる業務になっていました。求人票の内容は特に大事ですので時間をかける価値はあったのですが、これが時間短縮出来たらどうなるだろう、とはずっと考えていましたね。

Mustな機能が搭載されており、かつ既存システムと同等のコスト

ジョブカン採用管理を選んだ理由を教えてください。

複数社の採用管理システムのご提案をいただく中で、課題で上げた3つの点を解消できたことに加え、費用も既存システムと同程度だった点がジョブカンの選定ポイントでした。

ジョブカン内で応募者、エージェントとメールのやりとりが行え、メールは応募者毎のページで過去の送受信含め確認が可能だったこと。また、システムの操作性も直感的で分かり易く、既存システムでは難しかった社内展開も可能だと期待を持てました。

また、導入検討時は要件にはあがらなかったのですが、ダッシュボードの見やすさに感動したのも大きな理由です。私たちは採用エリア毎に担当を分けているので、エリア毎に担当へ閲覧権限を付与し、「自分が見るべき情報」のみ閲覧できる、という点も魅力でしたね。

同時に「ジョブカン勤怠管理」を利用していた為、従業員が既存のIDで採用管理にもログインできるのは利便性が高かったです、あまり多くのITツールを導入しすぎると、現場では混乱を招きかねないので、ここもジョブカンの強みだと感じていました。

社内からZipファイルが消え、採用に関する情報共有が簡単に

導入時の課題は解消されましたか?

「システム上でメールを送受信出来る」というのは選定にあたり重視していました。
ジョブカン導入後はジョブカンからメールを送信、応募者からのメールの返信もジョブカン上で自動的に応募者毎に振り分けられるのが非常に便利ですね。
「未読メール」の数もシステム上で把握できる為、メール対応の抜け漏れが0になりました。

同様に求人票の手修正もこれまで大きく時間を割いていた課題の一つでした。
ジョブカン導入後も数百の求人を管理していますが、特に「求人一括修正機能」を活用しています。今はジョブカン上で求人情報をCSVで一括出力し、変えたい文言を検出して、文言を置き換えて保存して、と求人更新の業務が効率化されました。30分もあれば求人票の更新が終わるのが非常にありがたいですね。これまでは丸1日かけて対応していましたので。

特に一番効果を感じているのは、採用に携わる選考担当と採用担当者間での情報共有です。以前は応募者毎にzipファイルを作成して、チャットツールで選考官に共有してと手間をかけていたのですが、ジョブカンでは応募者毎にURLが発行され、URLにアクセスすると候補者の履歴書・職務経歴書は勿論、面接結果のフィードバック等、必要な情報を確認することができるようになりました。権限に応じて閲覧可能な範囲が決まっている為、セキュリティ面も問題ありません。
ジョブカンを導入してから、社内でのZipファイル共有の文化はほぼなくなりましたね。
情報が全てジョブカンに蓄積されているので、候補者のデータを削除したい場合もジョブカン上で、また候補者の重複チェックも自動的にジョブカンが行ってくれるのは感動でした。

新たな採用メンバーへ操作説明をする時間が格段に減りました

導入後、思わぬ効果はありましたか?

ジョブカンの特徴は、パッと見て何の機能がそこにあるのか、直感的に理解が容易な点だと考えています。これはそこまで導入時に意識はしていなかったのですが、例えば新たに入社した採用チームのメンバーに対し、システムの操作説明をする時間が格段に減りました。
入社2ヶ月目のメンバーでも、既にジョブカンを使いこなして、応募者対応を行っています。この点は思わぬ効果だったと思っています。

直近、月1ベースで新機能リリースを重ねていますが、印象に残る機能はありますか?

直近でリリースされた「応募者の登録日」の表示実装は素晴らしいですね。

ジョブカン自体は使いやすく、細かい要望はあれど大きな不便はなかったのですが、「この人いつ応募したんだろう?」「応募してからどれくらい時間が経っているのだろう」を各応募者のページや、検索でしか表示することが出来ないのは勿体なく感じていました。

今回、何気なくジョブカンにログインしたら、「登録日」が一覧ページに表示されていて、これまで見たかった情報が確認できたのには感動しました。応募者毎に一覧で現在の選考ステップと登録日が見れるので、「この応募者は随分前の応募なのに、まだこのステップ?」といった進捗の確認や、採用担当者同士で、進捗の遅れがないかどうかを管理できるようになりました。
よりスピーディーな応募者対応を意識できる機能実装だったと感じています。

直近もLINE連携等、大きな機能が実装されましたが、引き続きリリースには期待しています。

ありがとうございました!

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